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【庆祝新中国成立70年】实验室与设备管理处信息化建设积跬步以至千里

来源:实验室与设备管理处 浏览次数: 发布时间:2019-09-30 编辑:范千

不积跬步 无以至千里


——记实验室与设备管理处信息化建设之历程


■ 通讯员 李洁琼 唐颖


高等学校仪器设备的管理水平可以为建设一流大学提供良好的支撑条件,对于培养一流人才和产生一流的成果意义重大。将信息化技术引入仪器设备管理工作中,是提高高校仪器设备管理水平的重要手段。实验室与设备管理处近年来一直致力于加强实验室与设备管理的信息化程度,每年一小步,五年一大步,踏踏实实走好每一步,取得了一系列成绩。


——2014年,实设处推出了校内设备信息化综合管理系统,实现全校仪器设备验收建账全流程网络化, “人不见面、业务照办”。设备信息化管理系统实现以前,师生必须携带相关材料到设备科排队等待终审,如果带错材料,有时需要跑多次才能办完设备的验收建账;特别是在业务办理的高峰时期,到设备科等待办理建账终审的师生更是经常排起长龙,这种业务办理模式效率低下且服务质量不高,师生体验差。


针对以上问题,实设处依据《华中科技大学仪器设备管理办法》用信息化手段对设备的验收建账业务进行改进,实现业务全流程线上办理。院系师生足不出户,就能通过网络完成材料的填写、提交和审核工作,以往设备管理科师生排队办理业务的景象一去不复返,取而代之的是一笔笔验收建账业务井然有序的在设备管理信息化系统中办理。“让信息多跑路,让师生少跑路”的服务目标在我校国有资产管理工作中得以实现。


——实设处积极与校财务系统实现业务对接,化解资产账目“账账不符”的顽疾。2015年,我校设备管理系统和财务管理系统虽都已实现网络化管理,但是设备数据和财务数据互为孤岛,系统之间没有信息交互,数据不能共享。资产实物账目和财务资产账目需要人工比对,不仅效率低下,而且准确性难以保证。


为彻底解决账账不符的问题,实设处与财务处共同推进设备管理系统与财务系统的业务对接工作。通过信息化手段,实现了设备资产实物账目和财务资产账目数据的信息交互,极大的提高了国有资产管理业务流程的规范性、数据的准确性和监督的有效性,获得了全校师生的一致好评。


——2017年,实设处推出“设备管理自助服务终端”。该终端分布于主校区大学生活动中心、校园卡服务中心、东校区校园卡服务中心和同济校区基础医学院等地,实现了全年365*24小时稳定可靠的服务。


按照高校传统的设备资产管理模式,设备验收建账业务审核完毕之后,需要办理者到资产管理部门现场排队打印业务验收凭据和设备资产标签,不仅费时费力,而且节假日无法办理。为改变旧的业务办理模式,进一步提高服务水平,实设处敢于创新,善于创新,研制出“设备管理自助服务终端”。该终端实现了设备查询及全部单据打印等11项功能,可无人值守,查询和单据打印业务从此可随时就近办理,极大的方便了全校师生,提高了业务办理效率。在开始运行的短短5个月的时间里,自助终端先后处理14000多张设备资产标签、3100多笔业务单据,7500多台套设备实物建账与财务报账,总原值超过1.16亿元人民币。


“你来,或者不来,我都在老地方等你,不动不移。无论秋风还是夏雨,不管周六还是周一,一年365天,一天24小时,我始终服务你,满心欢喜。”


——实设处升级大仪开放共享平台,进一步提高大型仪器设备的利用率。早在2014年,实设处根据国家对大型仪器设备开放共享工作的要求,针对我校大型仪器设备在使用过程中存在的闲置和机时不达标等问题,推出了大型仪器设备开放共享平台,相继录入1000余台套大型仪器设备,校内外用户可通过该平台查询设备信息,并预约使用。2016年,作为国家推进大仪开放共享工作首批试点高校之一,实设处对校大仪开放共享平台进行了升级改造。本次升级,结合科技部、教育部数据规范及我校对大型仪器设备的管理要求,可提供全校大仪网络预约测试、网络计费、统计分析等功能。截至目前,入网大仪共计5771台套,原值30.21亿元,其中接受网上预约的大仪共计1053台设备,原值12.68亿元;该平台已与国家网络管理平台对接,并且与教育部CERS平台、湖北省大仪平台保持合作。通过一次系列举措,我校大型仪器设备开放共享逐步形成了“校级实体平台,院系实体平台,网络管理平台”的格局。全校大仪机时达标率逐年提升,从2012年度的55.21%递增至2017年度的86.89%(按照教育部标准统计);开放服务收入逐年攀升,从2012年度的402.54万元递增至2018年度的2884.69万元。


2018年12月26日,科技部财政部联合发布《关于发布中央级高校和科研院所等单位重大科研基础设施和大型科研仪器开放共享评价考核结果的通知》,我校被评定为“优秀”,并获得后补助经费奖励。据悉,参与考评的高校共有82所,仅有4所高校获评优秀,我校得分名列高校第一。


“不积跬步,无以至千里;不积小流,无以成江海。”改进工作,优质服务,实设处永远在路上。实设处将不忘初心,继续努力,不断推进实验室与设备管理的信息化建设工作。

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